要点
- 求職者のデータは貴社のものです。当社は貴社の指示に従い、サイトの運営のためにのみ取り扱います。
- データは日本国内（東京）に保存します。
- 応募データは貴社が設定した期間が過ぎると自動で削除され、削除は 190 日以内にすべてのバックアップに反映されます。
- 氏名、メールアドレス、電話番号を AI に送ることはありません。
この要点は本文を読む際の手引きです。適用されるのは以下の本文です。
データの帰属と役割この項目へのリンク
1.1 求職者データ、すなわち求職者が貴社のサイトを通じて送った情報は、貴社のものです。個人情報保護法上、これを取り扱う個人情報取扱事業者は貴社であり、貴社はその取扱いを当社に委託します（利用規約第14条）。
1.2 当社は、本サービスの提供のため、かつ貴社の指示（利用規約、管理画面の設定、書面による依頼）に従ってのみ取り扱います。当社自身のために利用し、販売し、又は AirTA や他社のデータと結合することはありません。
1.3 貴社のチームメンバーのアカウントと請求情報は、当社が自ら取り扱う個人データであり、当社のプライバシーポリシーに従って取り扱います。
保有する情報この項目へのリンク
- サイトのコンテンツ
- ページ、求人、メンバー紹介、投稿、画像、動画。
- 応募
- 求職者が応募時に送る情報。氏名、連絡先、設問への回答とメッセージ、添付した履歴書。
- その他の求職者とのやり取り
- お問い合わせ、求人アラートの登録、サイトアシスタントとの会話、求職者のサインイン情報。いずれも訪問者が利用した場合のみです。
- 貴社のチーム
- メンバーの氏名、業務用メールアドレス、役割、誰が何を変更したかの記録。
- アクセス
- サイト自身で計測するページの閲覧数。Cookie は使わず、訪問者個人は特定できません。
- 初期設定で第三者に情報を送らない
アクセス解析は自社計測で、フォントはサイト自身のドメインから配信します。埋め込み動画や投稿は、訪問者が再生を選んだときにだけ読み込みます。
稼働中 - 通知メールに個人情報を載せない
チームへの通知メールには管理画面へのリンクだけを載せ、応募者の氏名、連絡先、履歴書、記入内容は含めません。
稼働中
保存場所この項目へのリンク
3.1 上記の情報はすべて東京に保存します。データベースは Supabase、ファイルは Vercel に保存し、履歴書と録画の元データは、短時間だけ有効な署名付きリンクでしか開けない非公開のストレージに保存します。
3.2 日本国外の一部の委託先には、その業務に必要な情報だけを送ります（airtasites.jp/subprocessors に掲載）。たとえば AI には連絡先を取り除いたテキストだけを送ります。暗号化したバックアップのコピーは日本国外に保管される場合がありますが、当社以外は開くことができません。
- 東京で稼働・保存
サイトと管理画面は Vercel の東京リージョンで稼働し、データベースは Supabase の東京リージョンにあります。アップロードされたファイル、履歴書、録画も東京に保存します。
稼働中 - 履歴書は非公開ストレージ、リンクは 1 分間
履歴書は東京の非公開ストレージに、会社ごとのフォルダで保存します。ファイルのアドレスだけでは開けません。ダウンロードはサインイン中のメンバー向けに 1 分間だけ有効なリンクで行い、記録に残ります。
稼働中 - 再委託先をすべて公開し、追加は 30 日前に通知
airtasites.jp/subprocessors で、各事業者の名称、業務、受け取る情報、場所を公開しています。新たに追加する場合は 30 日前にお知らせします。
稼働中
保存期間この項目へのリンク
4.1 応募データの保存期間は、最長 3 年までの任意の期間で貴社が設定します。不採用・入社決定の応募には別の期間を設けることもできます。設定するまでは 90 日です。期間は応募の最後の選考段階の変更から数えます。
4.2 毎晩、期間を過ぎたデータを削除します。対象は、履歴書のファイルを含む応募、お問い合わせ、アシスタントとの会話、及びそれらに関するメールと送信の記録です。
4.3 応募フォームのプライバシー通知には、同じ設定から期間を表示します。期間の短縮は 7 日間の予告の後に既存の応募にも適用し、延長は新しい応募にのみ適用します。求職者に伝えた期間より長く保存することはありません。
- 応募データは貴社の設定どおりに削除
応募データの保存期間は会社が結果ごとに設定し、期間が過ぎると自動で削除されます。応募フォームのプライバシー通知には同じ設定から期間を表示し、設定を変えても応募者に伝えた期間より長くなることはありません。
稼働中
削除とバックアップこの項目へのリンク
5.1 バックアップは編集しないため、サービスから削除したデータも、古いバックアップのコピーには期限まで残ります。最も古いコピーは 190 日前のものなので、190 日以内にすべての削除がすべてのバックアップに反映されます。バックアップはサービスの復旧にのみ使い、意図して削除したデータを戻すことはありません。
- 削除したデータは 190 日以内にバックアップからも消去
バックアップは編集しないため、削除したデータも古いコピーには期限まで残ります。最も長く保管するコピーは 190 日なので、その時点ですべての削除がすべてのバックアップに反映されます。
稼働中 - 毎日のバックアップ（最長 190 日保管）
データベースは毎日、検証済みの暗号化接続で全体を複製します。日次のコピーは 7 日間、月曜日のコピーは 5 週間、月初のコピーは 190 日間保管します。各コピーは欠けがないことを確認してから保管します。
稼働中
本人からの請求この項目へのリンク
6.1 求職者から保有データの開示、訂正、削除を求められたときは、「設定 › プライバシー」でその人に関するデータを 1 か所で確認し、まとめて対応できます。
6.2 求職者から当社に直接請求があった場合は、遅滞なく貴社に引き継ぎ、貴社の依頼がない限り当社から回答しません。
- 本人のデータを検索し、まとめて対応
求職者から保有データの開示や削除を求められたときは、「設定 › プライバシー」でその人に関するデータを 1 か所で検索し、対応できます。
稼働中
AI と求職者のデータこの項目へのリンク
7.1 各 AI エージェントは、貴社がそれぞれに選んだデータレベルで動作します。各レベルは、前のレベルの情報に次の情報を加えたものです。
- レベル 0：公開コンテンツ
- サイトのページ、求人、メンバー紹介。すでに公開されている情報だけ。
- レベル 1：+ アクセス解析
- Cookie を使わないアクセス解析と検索パフォーマンス。個人は特定できません。
- レベル 2：+ 選考の件数と段階
- 応募の件数、段階、日時。氏名・メール・メモは読めません。
- レベル 3：+ 応募者データ（氏名・連絡先なし）
- 職歴・スキル・語学と、応募者が書いたメッセージ（氏名・連絡先を取り除いてから）。リサーチャーと候補者対応だけが、オーナーが許可したときに使います。氏名・メール・電話・LinkedIn は読めません。
7.2 テキストを送る前に、当社のサーバー上で連絡先を取り除きます。AI が受け取った内容はモデルの学習に使われず、マッチングに使うベクトルは当社のサーバー上で計算します。
- 各エージェントは貴社が選んだデータレベルで動作
エージェントは、公開コンテンツ、集計値、氏名などを除いた職務経歴のうち、それぞれに与えられたレベルの情報で動きます。氏名、メールアドレス、電話番号が AI に送られることはありません。
稼働中 - 応募者の情報は、オーナーが有効にするまで使わない
応募者の職務経歴を AI に渡すのは「リサーチャー」と「候補者対応」だけです。それも、オーナーが有効にし、貴社のプライバシー通知がその利用を含むことを確認した後に限ります。
稼働中 - AI に渡す前に連絡先を除去
履歴書からは氏名、連絡先、リンク、生年、家族に関する記載を、訪問者のメッセージやアンケートのコメントからはメールアドレスと電話番号を取り除きます。送信前に当社のサーバー上で行います。
稼働中 - AI に送った内容は学習に使われない
AI は Anthropic の商用サービスを通じて利用しており、その規約により送信内容はモデルの学習に使われません。マッチングに使うベクトルは当社のサーバー上で計算します。
稼働中 - データレベルをデータベースの権限で強制
ほとんどのエージェントは、すでにレベルに応じて制限されたデータベースロールで読み取っています。残りのエージェントも同じ方式に移し、レベルをコード上の規則だけでなく権限として強制します。
時期：最初の会社の求職者データを扱う前に完了
対応中
データの持ち出しこの項目へのリンク
8.1 オーナーは、コンテンツ、設定、応募データをいつでも無料でダウンロードできます。ファイルは日本語のまま Excel で開けます。
8.2 契約が終了する場合（利用規約第10条）：
- 30 日間、コンテンツと求職者データを無償で書き出せます。当社はドメインの移管にも協力します
- その後 30 日以内に当社がこれらを削除します。請求記録など法令で保存が必要なものに限り保持します
- 削除は 190 日以内にすべてのバックアップに反映されます
現在の書き出しの対象は、コンテンツ、設定、応募データです。すべての記録とファイルへの拡大と、削除の記録をお渡しする手続きを整備しています。
- コンテンツ・設定・応募データを書き出し
オーナーはサイトのコンテンツ、設定、応募データをいつでも無料でダウンロードできます。
稼働中 - 表計算用の書き出しに数式を含めない
書き出したファイルは日本語が崩れずに Excel で開け、数式として実行されうるセルは無効化します。
稼働中 - 全データの書き出しと、削除記録付きの解約手続き
書き出しの対象を会社が持つすべての記録とファイルに広げ、契約終了時にすべてを削除してその記録をお渡しする解約手続きを整えます。
稼働中
万一の場合この項目へのリンク
9.1 求職者データの漏えい、滅失又は毀損が生じた場合は 48 時間以内に貴社へ通知し、個人情報保護委員会への報告と本人への通知に協力します。詳しくは airtasites.jp/trust/incidents をご覧ください。
求職者への利用目的の通知と、法令が求める同意の取得（求職者の情報を求人企業に提供する前の同意を含みます）は、引き続き貴社の責任です（利用規約第14条）。